Fungsi lemari arsip sangat penting dalam menjaga kerapian dan keamanan dokumen kantor. Dengan memiliki lemari arsip yang tepat, penyimpanan dokumen menjadi lebih efisien dan ruang kerja pun terlihat profesional.
Selain untuk menata, lemari arsip juga membantu meminimalkan risiko kehilangan data penting akibat penumpukan berkas yang tidak terorganisir. Yuk, simak selengkapnya di bawah ini!
BACA JUGA: Cek 8 Inspirasi Meja Kerja Stylish untuk WFH
Fungsi Lemari Arsip di Kantor
Lemari arsip tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen, tetapi juga mendukung efisiensi kerja di kantor. Berikut tujuh fungsi utama lemari arsip yang perlu kamu ketahui.
1. Menyimpan Dokumen Penting dengan Aman
Fungsi lemari arsip yang paling utama adalah menjaga keamanan dokumen. Dokumen seperti kontrak, laporan keuangan, dan data karyawan bisa disimpan dengan rapi di dalam lemari arsip yang dilengkapi sistem pengunci.
Tindakan ini membantu mencegah kehilangan atau kerusakan berkas akibat paparan debu, air, atau akses yang tidak sah.
2. Menghemat Ruang Kantor
Dengan adanya lemari arsip, ruang kerja terasa lebih lega karena tumpukan berkas bisa disusun vertikal di rak atau laci lemari.
Penggunaan ruang menjadi lebih efisien tanpa harus menambah meja penyimpanan tambahan. Selain itu, ruangan yang rapi membuat suasana kerja lebih nyaman dan produktif.
3. Mempermudah Pencarian Dokumen
Pencarian dokumen menjadi lebih cepat ketika semuanya disusun dengan sistem klasifikasi yang jelas. Lemari arsip biasanya memiliki rak yang bisa disesuaikan tinggi rendahnya untuk menampung berbagai ukuran berkas.
Hal ini membuat proses administrasi menjadi lebih praktis dan efisien setiap kali dibutuhkan dokumen tertentu.
4. Menjaga Kerapian dan Estetika Ruangan
Lemari arsip yang tersusun rapi memberikan kesan profesional pada kantor. Selain berfungsi menyimpan dokumen, tampilannya juga menambah nilai estetika ruangan kerja.
Dengan desain modern dan warna netral seperti putih atau abu-abu, lemari arsip mudah disesuaikan dengan konsep interior kantor.
5. Melindungi Arsip dari Kerusakan
Lemari arsip berkualitas dilengkapi bahan logam atau pelapis antikarat untuk melindungi dokumen dari kelembapan dan debu.
Beberapa model bahkan memiliki fitur powder coating yang tahan panas serta tidak mudah berkarat. Dengan perlindungan ini, dokumen penting dapat disimpan lebih lama tanpa risiko rusak.
6. Mendukung Sistem Kerja yang Efisien
Lemari arsip membantu menciptakan alur kerja yang lebih teratur. Setiap dokumen memiliki tempatnya sendiri sehingga staf tidak perlu membuang waktu mencari berkas. Kondisi ini membuat pekerjaan administrasi lebih cepat selesai dan mengurangi potensi kesalahan pencatatan.
7. Menjadi Investasi Jangka Panjang
Lemari arsip yang kokoh dan tahan lama merupakan investasi penting bagi perusahaan. Penggunaannya juga dapat bertahan dalam jangka panjang tanpa perlu sering diganti. Material berkualitas seperti baja atau metal membuat lemari arsip tetap kuat meski digunakan setiap hari.
Apa yang Harus Diperhatikan dalam Penyimpanan Dokumen di Lemari Arsip?
Menyimpan dokumen di lemari arsip perlu strategi agar tetap teratur dan mudah diakses. Berikut tiga hal penting yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan dokumen di lemari arsip.
1. Gunakan Label dan Klasifikasi yang Jelas
Pemberian label pada setiap rak atau map membantu proses pencarian dokumen menjadi lebih cepat. Kamu bisa mengelompokkan dokumen berdasarkan tahun, jenis, atau departemen.
2. Atur Posisi Dokumen Berdasarkan Frekuensi Penggunaan
Dokumen yang sering digunakan sebaiknya disimpan di bagian depan atau rak tengah lemari arsip. Sedangkan dokumen lama atau jarang diakses bisa diletakkan di bagian atas atau bawah.
3. Pastikan Kebersihan dan Sirkulasi Udara
Lemari arsip perlu dijaga kebersihannya agar dokumen tidak lembap atau berjamur. Pastikan ruangan memiliki sirkulasi udara yang baik dan jauh dari sumber air.
Rekomendasi Lemari Arsip Besi Terbaik
Pemilihan lemari arsip tidak bisa sembarangan. Material yang kuat, fitur keamanan, dan desain yang efisien menjadi faktor penting dalam menentukan pilihan. Berikut tiga rekomendasi lemari arsip besi yang bisa menjadi referensi terbaik untuk kebutuhan kantor kamu.
1. Masterspace Lemari Arsip Kantor Metal 2 Pintu Kaca
Sumber: ruparupa
Lemari arsip ini menjadi pilihan ideal untuk kamu yang ingin ruang penyimpanan luas namun tetap bergaya modern. Dilengkapi kunci keamanan maksimal dan ambalan yang bisa diatur, Masterspace Lemari Arsip Kantor Metal 2 Pintu Kaca memudahkan pengaturan berkas sesuai kebutuhan.
Rangka besinya kuat, tahan karat, dan mampu menahan beban hingga 35 kg per ambalan, cocok untuk penggunaan jangka panjang.
2. Odi Becca Lemari Arsip Kantor Swing Door Full Plate
Sumber: ruparupa
Odi Becca Lemari Arsip Kantor Swing Door Full Plate menawarkan desain full plate yang kokoh dengan sistem penguncian aman.
Pintu ayun membuat akses ke dokumen lebih mudah, sedangkan pegangan ergonomis memberikan kenyamanan saat membuka atau menutup. Ruang penyimpanannya luas sehingga cocok untuk kantor dengan volume dokumen tinggi.
3. Krisbow Winnie Lemari Arsip Kantor Metal 4 Pintu Half Kaca
Sumber: ruparupa
Krisbow Winnie Lemari Arsip Kantor Metal 4 Pintu Half Kaca menawarkan kombinasi efisiensi dan tampilan elegan.
Krisbow Winnie Lemari Arsip Kantor Metal 4 Pintu Half Kaca menawarkan kombinasi efisiensi dan tampilan elegan.
Dengan empat pintu dan rak dalam yang dapat diatur, lemari ini memberikan fleksibilitas dalam penyimpanan berbagai ukuran dokumen. Material logamnya kuat dan tahan lama, dilengkapi kunci untuk menjaga keamanan arsip penting.
Lengkapi Kebutuhan Penyimpanan Dokumen Kantormu dengan Lemari Arsip dari AZKO!
Jika kamu ingin ruang kerja yang rapi, efisien, dan terlihat profesional, lemari arsip dari AZKO adalah jawabannya.
Lemari arsip AZKO dirancang dengan material berkualitas tinggi yang kuat dan tahan lama. Desainnya modern, mudah dipadukan dengan berbagai gaya interior kantor, serta memiliki fitur keamanan seperti sistem pengunci dan rak yang dapat disesuaikan tinggi rendahnya.
Dengan lemari arsip AZKO, penyimpanan dokumen jadi lebih praktis dan aman. Kini, kamu bisa menemukan berbagai model lemari arsip berkualitas di toko AZKO terdekat atau langsung melalui website ruparupa.
Saatnya buat kantor kamu lebih tertata dan profesional dengan solusi penyimpanan terbaik dari AZKO!
